Кирилл Карпенко

Как найти время на главное

Запись всех своих дел и встреч является одним из базовых правил высокой эффективности. Однако многие люди этим правилом пренебрегают. Основных возражений против записи дел два:

1. я всё запоминаю;
2. планы постоянно меняются, поэтому нет смысла их записывать.

Не запомните

Многие люди сильно переоценивают возможности своей памяти. Один из самых популярных тестов памяти среди профессиональных психологов называется «10 слов». Процедура следующая: психолог зачитывает 10 простых слов (лес, окно, кошка и др.), испытуемый слушает, запоминает и сразу после окончания произнесения 10 слов повторяет их. Как вы думаете сколько слов человек с нормальной памятью может повторить? Ответ: 5 ± 1. Иначе говоря, если человек услышал 10 слов, через секунду забыл половину из них, значит у него нормальная хорошая память.

Если мы за одну секунду забываем половину услышанных слов, то за час, день, неделю, месяц, год сколько информации мы забываем? Почти всю. Собственно люди в своё время изобрели письменность именно потому, что человеческая память не способна сохранять необходимую информацию.

Для более детального понимания того, насколько плоха наша память рекомендую мою статью "Несовершенство памяти" и книгу Джулии Шоу «Ложная память».

Планы изменятся

Второе возражение: планы постоянно меняются, поэтому нет смысла их записывать. На самом деле задачи нужно записывать именно потому, что планы постоянно меняются.

Если вы каждый день в одно и то же время выполняете одни и те же задачи, то путём многочисленных повторений вы рано или поздно их запомните. В этом случае записывать их нет необходимости.

Деятельность

Планирование является элементом деятельности.

Главное в планировании заключается в том, чтобы записывать все свои дела и ежедневно просматривать их. Если мы не записываем, то часть информации неизбежно забываем. Если не просматриваем, то записывание теряет смысл.

Куда записывать

Есть два варианта записи дел: на бумагу или электронное устройство. Бумажные ежедневники и планировщики, разумеется, имеют право на существование и в нашу цифровую эпоху. Но лично я использую электронные средства записи: смартфон и настольный компьютер.

Электронные средства имеют множество преимуществ перед бумагой. Смартфон всегда при нас, а носить ещё и бумажный ежедневник часто неудобно.

В компьютерных программах можно настраивать задачу как повторяющуюся с заданной периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно. Например, у меня в списке дел каждый вторник стоит автоматически повторяемая задача «Прочитал Учительскую газету». Некоторые программы позволяют и более изощрённые варианты повторений, например, повторять задачу каждое третье воскресенье июня.

Электронные средства имеют функцию напоминаний: в нужный момент в компьютере и смартфоне появляется уведомление о необходимости выполнить запланированную задачу.

Некоторые программы могут добавлять задачи голосом. Например, голосовой Ассистент Google может добавить встречи в календарь Google.

Многие приложения используют облачные технологии. Это значит, что резервные копии наших данных хранятся на серверах разработчика программы. То есть мы можем потерять смартфон, но не можем потерять записи своих дел.

Также облачные технологии позволяют совместно использовать календари и списки задач. Например, администрация школы может создать календарь школьных мероприятий для педагогического коллектива и предоставить к нему доступ сотрудникам. После этого учителя могут узнавать из этого календаря, когда педагогический совет, когда последний звонок, когда осенние каникулы и др.

К электронным задачам можно добавлять заметки с текстом и ссылками, файлы, картинки.

Переносить на другое время задачи в электронных приложениях проще, чем на бумаге: достаточно выбрать другую дату. В бумажных ежедневниках нужно переписывать задачу полностью на другую страницу и вычёркивать задачу на старой странице.

С помощью электронных программ проще делать отчёты о выполненной работе. Достаточно отфильтровать нужные данные, скопировать и вставить в файл отчёта.

Типы дел

Задачи можно разделить на привязанные к определённому моменту и не привязанные. Первые называют жёсткими, вторые – гибкими.

Ко времени обычно привязаны совместные с другими людьми мероприятия: провести урок в 08:00-08:40, просмотреть вебинар в 15:00-16:00, посетить парикмахера в 17:00-17:30.

Гибкие задачи тоже имеют временное измерение, но они не привязаны жёстко к определённому месту и времени. Например, гибкими являются задачи: «Прочитал Учительскую газету», «Купил кроссовки», «Написал статью Основы планирования».

Жёсткие и гибкие задачи нужно записывать отдельными списками на странице бумажного ежедневника. На компьютере нужно использовать для них разные приложения: календарь – для встреч, менеджер задач для гибких дел.

Приложений для записи дел много. Популярны программы от Google: календарь и задачи. Я использую приложения от Microsoft: календарь Outlook и Microsoft To Do.

Формулировка задачи

Жёсткие задачи означают присутствие где-то, поэтому их можно формулировать существительными: «Педсовет», «Сидорова Мария Ивановна», «Вебинар ФИОКО». Разумеется, при этом нужно знать адрес места, где вам нужно присутствовать.

Гибкие задачи лучше формулировать глаголами: «Прочитал Учительскую газету», «Купил кроссовки», «Написал статью Основы планирования». Формулировка должна содержать действие, которое нужно сделать, либо результат действия, либо и действие, и его результат.

Если мы формулируем гибкие задачи существительными, то с высокой долей вероятности забудем, что нужно сделать. Например, что означает формулировка задачи: «Учительская газета»? Прочитать «Учительскую газету»? Оформить годовую подписку на «Учительскую газету»? Написать статью для «Учительской газеты»? Прочитать новости на сайте «Учительской газеты»? Принять участие в опросе на сайте «Учительской газеты»? В момент записи задачи нам понятно, что нужно делать. Но через несколько дней или недель мы можем забыть. Поэтому лучше записывать конкретное действие или результат, а не намёк на них.

SMART-задача

Более продвинутым способом постановки и формулировки задач является техника SMART. «Smart» в переводе с английского означает «умный». Умная задача должна соответствовать нескольким критериям:

✔ конкретный (specific);

✔ измеримый (measurable);

✔ достижимый (attainable);

✔ значимый (relevant);

✔ соотносимый с конкретным сроком (time-bounded).

Хороший пример такой задачи из школьной жизни можно найти в фильме «Тренер Картер / Coach Carter» (Томас Картер, 2005). Тренер школьной баскетбольной команды Кен Картер требовал от игроков успеваемости не ниже 2,3 баллов. Эта задача соответствует всем критериям SMART:

✔ конкретность: 2,3 балла успеваемость по всем предметам школьной программы;

✔ измеримость: оценки ставят учителя;

✔ достижимость: 2,3 — это достаточно низкий балл, поэтому вполне достижим;

✔ значимость: 2,3 балла позволят получить стипендию в колледже;

✔ срок: в течение обучения в школе и членства в баскетбольной команде.

Приоритет

Задач у нас обычно гораздо больше, чем временного ресурса на их выполнение. Нужно хотя бы раз в неделю, а лучше ежедневно, просматривать свои дела на предстоящую неделю и оценивать их важность. Самые важные дела нужно выполнять в первую очередь.

Ещё лучше не расставлять приоритеты в списке дел, а составить список дел только из приоритетных задач.

Недельное планирование

Шутка из интернета:

Жизнь женщины — это адские попытки уместить дела по учебе/работе, зал, уход за собой, уборку, готовку, уделить время мужику, не забыть про саморазвитие, и все это В ОДИН МАТЬ ЕГО ВЕЧЕР.

В этой шутке описана одна из распространённых ошибок планирования: ограничение планов одним днём. Если мы планируем на неделю, то возможность успеть всё без лишнего стресса, значительно возрастает.

Например, многие люди слишком заняты, чтобы найти время на чтение развивающей литературы. Я задаю таким людям вопрос:

— У вас есть хотя бы один выходной день в неделю?

— Да.

— А вы можете в этот день уделить 30 минут чтению книги, которая может значительно или кардинально улучшить вашу жизнь?

— Да, я могу и больше времени этому уделить.

Для многих людей перспектива тратить на чтение 30 минут ежедневно абсолютно недопустима. Но посвящать чтению 30 минут еженедельно вполне приемлемо.

Меньше задач

Ещё один практический вопрос: в план нужно писать побольше задач или поменьше?

Логичным кажется включать в план побольше задач. Это будет подстёгивать нас работать быстрее, не отвлекаться: ведь нужно успеть сделать много дел.

На практике эта логика верна лишь до некоторого предела. С какого-то момента рост количества задач, не увеличивает продуктивность деятельности, а наоборот, снижает.

Максим Дорофее в книге «Джедайские техники» описывает интересный эксперимент в одном эстонском отделе полиции. Нагрузка на каждого следователя была снижена с 20 дел, которые сотрудник вёл одновременно, до 5. Остальные дела хранились у начальника не распределёнными, пока следователи не закончат имеющиеся. Уже через месяц количество завершённых дел выросло в два раза. Соответственно, в два раза сократилась очередь дел, ожидавших расследования. Выросло и качество работы: прокуратура перестала возвращать дела на доработку.

Звучит парадоксально: чтобы закончить расследование раньше, нужно начать его позже. Один из главных законов эффективности: нужно заботиться о завершении уже имеющихся дел, а не о включении в план новых.

Нужно учитывать это планируя нагрузку на учеников. С одной стороны, высокие требования залог высоких результатов. С другой стороны, чрезмерные требования обескураживают, демотивируют и вызывают стресс.

Поэтому СанПиНы общего образования жёстко ограничивают количество учебных часов в школе и дома. Например, в 9 – 11 классах объём домашнего задания в день не должен превышать 3,5 часа.