Как быть на связи без стресса.
Мы много общаемся через интернет. Давайте рассмотрим основные вопросы культуры мобильной коммуникации в деловой сфере и связанные с ней технические моменты.
Баланс доступности
Во всём нужна умеренность, в том числе в доступности человека для мобильной коммуникации.
Деловой этикет требует от нас быть на связи: отвечать на звонки и сообщения и перезванивать на пропущенные вызовы. Плохо, когда человек пропадает: несколько дней не отвечает на звонки и сообщения и не перезванивает. Приличные люди так себя не ведут.
Но впадать в противоположную крайность тоже не нужно. Мы не обязаны отвечать на все входящие звонки и читать все поступающие сообщения максимально быстро. Гаджет – хороший слуга, но плохой хозяин. Мы хозяева средств связи, а не обслуга этих средств. Если у нас есть смартфон, SIM-карта, мессенджер и интернет, это не значит, что мы должны 24/7 сидеть рядом с ними и мгновенно отвечать на все сообщения и звонки.
Смартфон должен улучшать нашу жизнь, а не загонять в стресс. Мы должны использовать его, только когда нам это нужно. На моём смартфоне почти всегда отключены все звуковые и тактильные уведомления. Для некоторых активных чатов отключены также визуальные оповещения. Я просматриваю сообщения несколько раз в день, когда мне удобно. И мои партнёры знают, что я всегда на связи, что я отвечаю на все сообщения и перезваниваю в течение суток. Важно найти свой баланс доступности для связи и защищённости от вторжений.
В какое время можно писать сообщения?
Аудио и видео звонок требует немедленного ответа, поэтому звонить можно только в рабочее время. Сообщение в мессенджерах или электронной почте не требуют немедленного прочтения и ответа, поэтому писать можно в любое время.
Некоторые же полагают, что писать сообщения, как и звонить, можно только в рабочее время, потому что звуковые уведомления мешают. На самом деле, за настройки уведомлений смартфона отвечает его владелец. Если обладатель смартфона настроил его таким образом, что в воскресенье, в 5:00, смартфон включает максимально громкий вой сирены и вибрирует под ухом, уведомляя, что в каком-то чате кто-то прислал смайлик, то за это отвечает хозяин гаджета, а не отправитель смайлика. Можно настроить телефон так, чтобы он не выдавал никаких уведомлений о новых сообщениях.
Настройте уведомления под себя
В смартфоне можно максимально гибко настроить уведомления по любым параметрам:
- для всех звонков и сообщений;
- для отдельных приложений;
- для конкретного чата;
- для конкретного человека;
- звуки, вибрацию и визуальные уведомления;
- громкость звука;
- для разных дней недели и времени суток.
Во многих смартфонах есть возможность настроить несколько режимов уведомлений для разных ситуаций: "На улице", "На работе", "Дома", "Выходные", "Тишина" и др. Имеет смысл настроить и использовать режим «Без звука» или «Не беспокоить». Отключите в этом режиме звук и вибрацию для входящих звонков и сообщений. О входящем звонке при таком режиме оповещает только включающийся экран. Причём это визуальное оповещение тоже можно отключить в настройках.
Можно также настроить автоматическое включение и выключение режима «Не беспокоить». Например, чтобы беззвучный режим включался в 21:00 и отключался в 07:00 в будние дни. А в выходные чтобы отключался в 10:00 (то есть до 10 часов утра телефон не издаёт звуков и не вибрирует при входящих звонках и сообщениях).
Если вы ждёте звонка, то режим «Не беспокоить» можно отключить. Также можно разрешить звуковые уведомления для избранных контактов. В этом случае, например, когда вам звонит муж, сын или мама, телефон включает звуковое уведомление, а при всех остальных звонках, телефон не издаёт звуков.
Мессенджеры предоставляют дополнительные возможности для настроек уведомлений из конкретных чатов. Например, в Viber в настройках любого чата можно выбрать опцию «Без звука». В этом режиме вы узнаете о новых сообщениях в этом конкретном чате только когда откроете Viber.
Ещё несколько советов по настройке уведомлений:
- В настройках Android можно полностью отключить уведомления любого приложения. Это очень полезная возможность, когда в настройках самого приложения отключить уведомления не удалось.
- Режим «В самолёте» отключает все виды связи – вы не получите никаких звонков и сообщений и уведомлений о них.
- Можно отключить интернет мобильный и Wi-Fi: звонки и сообщения через сотовую сеть будут поступать, а звонки и сообщения в WhatsApp и других мессенджерах, работающих через интернет – нет.
- Можно выключить смартфон полностью.
- Можно пользоваться двумя SIM-картами: одной для работы, второй для личной жизни.
- Можно пользоваться двумя смартфонами: одним для работы, вторым для личной жизни.
Лекция – это святое
Екатерина Шульман, доцент Института общественных наук РАНХиГС, рассказала на своём канале YouTube хороший пример правильной настройки уведомлений.
В октябре 2019 года её исключили из Совета по правам человека при президенте РФ. Как только об этом стало известно, ей стало поступать огромное количество звонков и сообщений по этому поводу. Она никому не отвечала по той простой причине, что в это время у неё было две пары в Институте. А лекции и практические занятия – это святое. Во время занятий звук на телефоне она отключила. Также в своём видеообращении она пообещала выделить день и ответить всем на сообщения.
Это правильное отношение к смартфону. Лекция – это святое. А смартфон не святое. Также святым является урок, сон, приём пищи, общение с близкими, душ и много чего другого. В промежутках между важными делами мы можем проверить пропущенные звонки и сообщения и как-то на них отреагировать.
Голосовые сообщения
Некоторым людям нравятся голосовые сообщения, а некоторые считают их дурным тоном.
С голосовыми сообщениями несколько проблем. Первая: технические трудности. Текстовое сообщение можно просмотреть в любом месте. А для прослушивания голоса нужны наушники или уединённое место. Включать звук (музыку, видео, голосовые сообщения) в общественном месте без гарнитуры – верх неприличия.
Вторая проблема голосовых сообщений: они требуют от получателя значительно больше времени для ознакомления, чем текстовые. Хотя для отправителя, наоборот, продиктовать голосом может быть гораздо удобней и быстрей, чем писать текст.
Временные затраты на ознакомление с голосовыми сообщениями выше по двум причинам. Во-первых, текст можно прочитать быстрее, чем прослушать звуковой файл.
Во-вторых, содержание текстового сообщения обычно гораздо более качественное и краткое, чем голосового. Когда человек пишет текстовое сообщение, он начинает думать, в чём суть его сообщения и как его написать максимально кратко, чтобы упростить самому себе задачу и не тратить время на написание длинного текста. Когда же человек диктует в микрофон, он уже не заботится о краткости: просто озвучивает весь поток мыслей и отправляет вам.
Ещё в голосовых сообщениях часто бывают паузы. На их прослушивание получатель тоже тратит своё время. Если ещё отправитель забыл выключить фоновую музыку или записывает на улице с шумом ветра, то для получателя прослушивание превращается в настоящее наказание.
Максим Дорофеев на своём канале YouTube опубликовал видео «Кратко голосовых сообщениях в Whatsapp / Telegram / Viber». В нём он очень ярко и наглядно показал, какие большие неудобства доставляют голосовые сообщения получателям. Ролик длится всего две минуты.
Таким образом, для голосовых сообщений есть два правила. Первое: никогда не отправляйте их в групповой чат. Второе: перед отправкой голосового сообщения в приватный чат уточните, как к этому относится получатель.
Если вам нравится именно голосом отправлять сообщения, то можно воспользоваться голосовым помощником. В этом случае для вас сообщение будет голосовым, а для получателя текстовым. Диалог с ассистентом может выглядеть примерно так:
— Окей, Гугл. Отправь сообщение в Viber.
— Кому вы хотите отправить сообщение?
— Кириллу Карпенко.
— Что вы хотите сообщить?
— Ты хороший человек!
— Ваше сообщение «Ты хороший человек!» отправить или изменить?
— Отправить.
— Отправка сообщения.
Также можно писать текстовое сообщение голосом с помощью клавиатуры Gboard от Google. Это бесплатное приложение можно скачать в Google Play. Преобразование голоса в текст эта программа выполняет почти идеально. Она даже проставляет знаки препинания. Нужно просто сказать: «запятая», «точка», «вопросительный знак» и т. д.
Не путайте личный и групповой чат
Самое одиозное нарушение этикета мобильной коммуникации – писать личные сообщения в групповой чат. В групповой чат можно писать сообщения, которые касаются всех или большинства участников. Сообщения, которые касаются лишь одного человека или меньшей части группы, нужно писать в личные чаты.
Если у вас нет номера нужного человека, то в настройках группового чата в списке участников можно найти этого человека и отправить ему личное сообщение.
Видеосвязь
Когда мы работаем по видеосвязи индивидуально или с группой, нужно отдельно задуматься о том, что видят и слышат наши партнёры. В объектив камеры не должны попадать наши домашние в нижнем белье, беспорядок в комнате и на столе. Сами мы должны одеваться для видеоконференций так же, как ходим на работу, а не представать перед коллегами в шортах или пижаме. Идеально, когда сзади однотонная чистая стена.
Нужно использовать наушники для воспроизведения аудио, чтобы не мешать окружающим.
Для видеоконференций необходим микрофон гарнитуры или петличный. Нельзя использовать микрофон, который встроен в монитор, ноутбук, смартфон или веб-камеру: они дают очень низкое качество звука с гулом и эхом. Я знаю онлайн-школу, в которой запрещено использование микрофонов для громкой связи: можно говорить только через гарнитуру.
В микрофон не должны попадать звуки ругани в соседней комнате или шум с улицы.
ФИО
При использовании различных онлайн-сервисов нужно указывать своё полное настоящее имя на русском языке, например: Кирилл Евгеньевич Карпенко.
Нередко люди склонны писать латиницей (Kirill Karpenko), в том числе слитно с маленькой буквы (kirillkarpenko). А иногда выдуманные логины (pink_rabbit). Некоторые пишут только имя (Кирилл), другие в уменьшительно-ласкательной форме (Кирюша). Все эти варианты либо затрудняют понимание того, с кем я общаюсь, либо делают это невозможным. Поэтому в деловой сфере должны быть только полные имена.
Статья опубликована в книге "Записки психолога".